Datenschutzerklärung
1. Verantwortlicher
Praxis Dres. Tiel / Huang-Tiel
Briesingstr. 6
12307 Berlin
Telefon: +49 30 7448650
E-Mail: praxis@dr-tiel.de
Verantwortlich im Sinne der Datenschutzgesetze (insbesondere Art. 4 Nr. 7 DSGVO): Dr. Ulrich Tiel
2. Verarbeitung personenbezogener Daten
Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Website-Besucher nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist.
Zu den personenbezogenen Daten zählen z. B. Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, IP-Adresse, Nutzerverhalten.
3. Zugriffsdaten / Server-Logfiles
Beim Aufruf unserer Website erfasst unser Webserver automatisch Informationen, die Ihr Browser übermittelt. Dazu gehören:
• IP-Adresse des anfragenden Rechners
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Name und URL der abgerufenen Datei
• Website, von der aus der Zugriff erfolgt (Referrer-URL)
• verwendeter Browser und Betriebssystem
Die Daten werden aus Sicherheitsgründen (z. B. zur Aufklärung von Missbrauchsfällen) für maximal 7 Tage gespeichert und anschließend gelöscht.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
4. Kontaktaufnahme
Wenn Sie uns per E-Mail oder über ein Kontaktformular kontaktieren, werden die von Ihnen gemachten Angaben (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Nachricht) zum Zwecke der Bearbeitung der Anfrage gespeichert.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung Ihrer Anfrage nicht mehr erforderlich sind, es sei denn, gesetzliche Aufbewahrungspflichten stehen entgegen.
5. Terminvereinbarung
Sofern Sie über ein Online-Formular oder einen externen Dienstleister einen Termin buchen, werden die dort erhobenen Daten zur Terminabwicklung verarbeitet.
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Nähere Informationen entnehmen Sie bitte der Datenschutzerklärung des jeweiligen Dienstleisters.
6. Verwendung von Cookies
Unsere Website verwendet technisch notwendige Cookies, um die Nutzung der Website zu ermöglichen. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Optionale Cookies zu Statistik- oder Marketingzwecken werden nur mit Ihrer Einwilligung gesetzt (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).
Sie können Ihre Einwilligung jederzeit in den Cookie-Einstellungen widerrufen.
7. Webanalyse
Falls wir Tools wie Google Analytics verwenden:
Der Dienst nutzt Cookies, um eine Analyse der Website-Nutzung zu ermöglichen. Die durch Cookies erzeugten Informationen über Ihre Nutzung dieser Website werden in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert.
IP-Anonymisierung ist aktiviert, sodass Ihre IP-Adresse nur gekürzt weiterverarbeitet wird.
Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über die Cookie-Einstellungen widerrufen.
8. Einbindung von Google Maps
Auf unserer Website sind Inhalte von Google (z. B. Karten, Schriftarten) eingebunden. Dabei können personenbezogene Daten (insbesondere IP-Adresse) an Google-Server übertragen werden.
Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Weitere Informationen: https://policies.google.com/privacy
9. Weitergabe von Daten
Eine Übermittlung Ihrer Daten an Dritte erfolgt grundsätzlich nicht, außer
• wenn Sie ausdrücklich eingewilligt haben,
• wenn dies zur Erfüllung eines Vertrages mit Ihnen erforderlich ist,
• wenn eine gesetzliche Verpflichtung besteht, oder
• wenn die Weitergabe zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist.
10. Speicherdauer
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen.
11. Ihre Rechte
Sie haben nach der DSGVO insbesondere folgende Rechte:
• Auskunft über die bei uns gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung („Recht auf Vergessenwerden“, Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
• Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)
12. Datensicherheit
Wir setzen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre Daten gegen Manipulation, Verlust, Zerstörung oder unbefugten Zugriff zu schützen.
Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.
13. Aufsichtsbehörde
Zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde:
Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Alt-Moabit 59–61
10555 Berlin
www.datenschutz-berlin.de
14. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen, um sie an aktuelle rechtliche Anforderungen oder Änderungen unserer Leistungen anzupassen. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung.
15. KI-gestützter Telefon-Assistent („CGM one TelefonAssistent“)
Diese Ergänzung beschreibt die Verarbeitung personenbezogener Daten, wenn Sie die Praxis telefonisch kontaktieren und dabei – je nach Erreichbarkeit/Anrufaufkommen bzw. Konfiguration der Praxis – der KI-gestützte Telefon-Assistent von CGM one Anrufe entgegennimmt, Inhalte erfragt, transkribiert, kategorisiert und dem Praxisteam in einem Dashboard zur Bearbeitung bereitstellt.
Der Telefon-Assistent wird in dieser Praxis ausschließlich innerhalb der Sprechzeiten genutzt; außerhalb der Sprechzeiten nimmt er keine Anrufe entgegen.
15.1 Verantwortlicher und Kontakt
Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO bleibt die Praxis Dres. Tiel / Huang Tiel (siehe Abschnitt „Verantwortlicher“ der Datenschutzerklärung).
Sie können die Praxis außerdem jederzeit ohne Nutzung des Telefon-Assistenten kontaktieren:
• per E Mail: praxis@dr-tiel.de
• per Kontaktformular auf der Website
• postalisch: Briesingstr. 6 | 12103 Berlin
Zudem ist es innerhalb der Sprechzeiten jederzeit möglich, auf Wunsch per Sprachbefehl mit einem menschlichen Mitarbeiter verbunden zu werden.
15.2 Funktionsweise und Zwecke der Verarbeitung
Der CGM one TelefonAssistent nimmt Anrufe entgegen und führt eine interaktive Gesprächsführung. Dabei werden Anliegen aufgenommen, automatisch transkribiert, zusammengefasst und kategorisiert (z. B. Terminwunsch, Rezeptanfrage, Rückrufbitte). Die aufbereiteten Informationen werden dem Praxisteam gebündelt im Dashboard bereitgestellt und können – je nach Arbeitsablauf – in Praxisprozesse übernommen werden (z. B. Terminorganisation, Rückruf).
Eine Durchstellung zu Mitarbeitenden ist innerhalb der Sprechzeiten per Sprachbefehl möglich.
Zwecke sind insbesondere:
• Entgegennahme und Bearbeitung von Anfragen (z. B. Termin-, Rezept-, Rückruf- und Organisationsanliegen)
• Strukturierung der Anfragen für eine effiziente Bearbeitung (Kategorisierung, Priorisierung, Zusammenfassung)
• ggf. Terminorganisation (z. B. Abgleich freier Zeitfenster/Terminbuchung, wenn von der Praxis aktiviert)
• ggf. Versand von SMS zur Bestätigung/Antwort (z. B. Terminbestätigung), auf Wunsch des Anrufenden und sofern dies im Gespräch veranlasst wird
15.3 Welche Daten werden verarbeitet?
Je nach Anliegen können folgende Daten verarbeitet werden:
1. Telefon- und Verbindungsdaten
• Rufnummer (sofern übermittelt), Datum/Uhrzeit, Dauer, ggf. Routing-Informationen
2. Inhaltsdaten aus dem Gespräch (vom Anrufenden angegeben)
• z. B. Name, Kontaktdaten, organisatorische Angaben zum Terminwunsch (Wunschtermin/Grund), Rückrufbitte etc.
• sofern Sie eine SMS-Bestätigung wünschen: Mobilfunknummer und Inhalt/Status der Bestätigung (z. B. Terminbestätigung).
3. Gesundheitsdaten (besondere Kategorien personenbezogener Daten)
• sofern Sie im Gespräch medizinische Informationen nennen (z. B. Beschwerden, Diagnosen/Behandlungsbezug), handelt es sich um Gesundheitsdaten.
4. Abgeleitete/technisch erzeugte Daten
• Transkript, KI Zusammenfassung, Kategorie/Status im Dashboard, ggf. Hinweise zur Dringlichkeit (Vorstrukturierung).
Wichtig: Entscheidungen (z. B. Terminvergabe, medizinische Bewertung, Rezeptausstellung) verbleiben bei der Praxis; die KI dient der Vorstrukturierung/Assistenz.
15.4 Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Die Verarbeitung erfolgt – abhängig vom konkreten Anliegen – auf folgenden Rechtsgrundlagen:
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung eines Vertrags / vorvertragliche Maßnahmen), wenn Sie z. B. einen Termin vereinbaren, eine Rückrufbitte oder organisatorische Praxisleistungen in Anspruch nehmen.
• Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO i. V. m. § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. b BDSG (Verarbeitung von Gesundheitsdaten für Zwecke der Gesundheitsversorgung/Behandlung), soweit im Rahmen Ihres Anliegens Gesundheitsdaten verarbeitet werden.
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), soweit eine Einwilligung erforderlich ist – insbesondere für eine Gesprächsaufzeichnung (siehe 15.5).
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) kann ergänzend für die technische Bereitstellung, IT Sicherheit und Missbrauchsprävention relevant sein, soweit erforderlich und verhältnismäßig.
15.5 Einwilligungsmanagement, Transparenz und Widerruf
Der TelefonAssistent kann sich zu Beginn als KI System vorstellen und eine Einwilligung in die Datenverarbeitung abfragen. Das System ist so ausgelegt, dass eine Fortführung des Gesprächs erst nach eindeutiger Zustimmung erfolgt; bei Ablehnung werden bereits erhobene Daten automatisiert gelöscht bzw. nicht gespeichert. Ein Widerruf während des Gesprächs ist möglich (z. B. durch Ablehnung), wodurch die Verarbeitung beendet wird.
Gesprächsaufzeichnung:
Eine vollständige Gesprächsaufzeichnung erfolgt nur mit Einwilligung. Sie können der Aufzeichnung widersprechen bzw. eine erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen (praktisch „opt out“). In diesem Fall wird keine Aufzeichnung gespeichert; es erfolgt nur die Transkription und Zusammenfassung zur Bearbeitung Ihres Anliegens.
Sofern Sie weder in die Verarbeitung noch (falls gefragt) in die Aufzeichnung einwilligen möchten, können Sie alternativ die Praxis über die unter 15.1 genannten Kontaktwege erreichen oder – innerhalb der Sprechzeiten – die Durchstellung zu einem Mitarbeitenden veranlassen.
15.6 Empfänger, Auftragsverarbeitung und Datenverarbeitung im EU/EWR Raum
Für die technische Bereitstellung setzt die Praxis den Dienst CGM one TelefonAssistent ein. CGM (bzw. die jeweilige CGM Gesellschaft) verarbeitet Daten dabei im Auftrag der Praxis (Art. 28 DSGVO) auf Basis einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung.
Nach Anbieterangaben werden Daten ausschließlich auf dedizierten Servern in der EU, vorzugsweise in Deutschland, verarbeitet und gespeichert; Support-/Wartungsleistungen erfolgen durch Personal in Deutschland bzw. Europa. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nur im Rahmen notwendiger, ausgewählter und auditierter Dienstleister für technische Komponenten.
15.7 Speicherdauer und Löschung
Im Dashboard des TelefonAssistenten gelten nach Anbieterangaben voreingestellte Löschfristen von 60 Tagen (Speicherbegrenzung). Zwischenschritte der Verarbeitung werden innerhalb kurzer Zeit automatisiert gelöscht.
Sofern die Praxis Inhalte aus dem Dashboard in die Patientenakte / Praxisverwaltung übernimmt, erfolgt die weitere Speicherung im Verantwortungsbereich der Praxis nach den dort geltenden gesetzlichen Aufbewahrungspflichten und internen Löschkonzepten.
15.8 Datensicherheit
Der Anbieter beschreibt technische und organisatorische Maßnahmen nach anerkannten Standards; der Betrieb orientiert sich u. a. an etablierten Sicherheitsanforderungen (z. B. am C5 Kriterienkatalog des BSI). Zusätzlich verbleibt die Kontrolle über die im Dashboard verfügbaren Anfragen bei der Praxis (manuelle Weiterverwendung oder Löschung).
15.9 Keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen
Die KI unterstützt die Praxis bei der Strukturierung und Zusammenfassung. Medizinische und organisatorische Entscheidungen mit Wirkung für Patientinnen und Patienten (z. B. Terminvergabe im Einzelfall, Rezept-/AU Ausgabe, Priorisierung im Behandlungsablauf) werden durch Mitarbeitende der Praxis getroffen; es erfolgt keine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO.
15.10 Ihre Rechte
Es gelten die in der Datenschutzerklärung unter „Ihre Rechte“ beschriebenen Betroffenenrechte (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Widerspruch, Datenübertragbarkeit, Widerruf von Einwilligungen, Beschwerderecht). Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an die Praxis (Kontaktdaten siehe 15.1 bzw. „Verantwortlicher“).